Regulamin monitoringu w Gminnym Ośrodku Kultury w Suszcu
- Regulamin określa zasady funkcjonowania systemu monitoringu wizyjnego w Gminnym Ośrodku Kultury w Suszcu, zwanym dalej GOK, miejsca instalacji kamer w i wokół budynków, reguły rejestracji i zapisu informacji oraz sposób ich zabezpieczenia, a także możliwości udostępniania zgromadzonych danych o zdarzeniach.
- Podstawą wprowadzenia monitoringu wizyjnego jest art. 9a Ustawy o Samorządzie Gminnym.
- Administratorem monitoringu wizyjnego jest Gminny Ośrodek Kultury w Suszcu.
- Celem stosowania, prowadzenia monitoringu wizyjnego jest:
1) zapewnienie bezpieczeństwa mienia oraz osób znajdujących się w budynkach GOK i obszarze przyległym,
2) ograniczenia zachowań niepożądanych, zagrażających życiu i zdrowiu,
3) wyjaśnianie sytuacji konfliktowych,
4) ustalenie sprawców czynów nagannych, na terenie należącym do GOK oraz jego bezpośrednio sąsiedztwie (zniszczenie mienia, kradzieże itp.),
5) sprawowanie nadzoru nad infrastrukturą administrowaną przez GOK.
- System monitoringu wizyjnego w GOK składa się z:
1) kamer zewnętrznych i wewnętrznych rejestrujących zdarzenia;
2) urządzeń rejestrujących i zapisujących obraz na nośniku fizycznym.
- Rejestrator i kamery znajdują się w następujących miejscach:
1.1 Mizerów:
1) rejestrator wraz z dyskami rejestrującymi w pomieszczeniu R-Ś w Mizerowie na parterze
2) 4 kamery zewnętrzne obejmujące swoim obiektywem następujące miejsca R-Ś w Mizerowie:
a) wjazd na teren obiektu,
b) plac zabaw wraz z altaną,
c) teren za budynkiem RŚ wraz ze schodami do pomieszczenia wynajmowanego przez firmę zewnętrzną,
d) wejście główne do budynku.
3) 1 kamera wewnętrzna obejmująca swoim obiektywem korytarz na parterze wraz z wejściami do łazienek, biblioteki i salki zajęciowej.
1.2 Suszec:
1) rejestrator wraz z dyskami rejestrującymi w biurze działu merytorycznego.
2) 8 kamer zewnętrznych obejmujących swoim obiektywem następujące miejsca:
a) wjazd na teren obiektu i wejścia główne do obiektu wraz z miejscami parkingowymi
b) kino plenerowe, wejście do kotłowni, pomieszczenia gospodarczego, salki zajęciowej, pomieszczenia z wodomierzem/hydrantem
c) wiatę śmietnikową, wiatę gospodarczą, rampę, wejścia do pomieszczeń kuchennych, tylne wejście do obiektu.
3) 7 kamer wewnętrznych obejmujących swoim obiektywem korytarz na parterze wraz z wejściami do łazienek, pomieszczeń służbowych, biura plastyka, maszynowni dźwigu, korytarz przed wejściem na salę widowiskową wraz z szatnią, pierwszym piętrze wraz z wejściami do łazienek, biur, salek zajęciowych, biblioteki, korytarz na półpiętrze wraz z tylnym wyjściem z budynku, oraz wejście tylne na scenę.
7. Rejestrator, na którym rejestrowany jest zapis z monitoringu wizyjnego zabezpieczony jest hasłem i loginem. Dostęp do obrazu rejestratora nagrań i zapisu posiadają upoważnieni pracownicy i dyrektor GOK. Administrator Systemów Informatycznych, zwany dalej ASI ma dostęp do rejestrowanych nagrań i zapisu.
8. Monitoring funkcjonuje całodobowo, a rejestracji i zapisaniu na nośniku fizycznym podlega tylko obraz (wizja) z kamer systemu monitoringu. Uprawnienia do przetwarzania danych osobowych w ramach monitoringu wizyjnego nadawane są na wniosek Kierownika Działu zgodnie z zakresem czynności służbowych przez Administratora Danych Osobowych.
9. Zmiany dotyczące użytkowania systemu monitoringu wizyjnego, takie jak rozwiązanie umowy o pracę lub zmiana zakresu czynności służbowych, są przesłanką do unieważnienia uprawnienia do przetwarzania danych osobowych, o którym mowa w pkt 8 i odnotowania tego faktu w ewidencji osób upoważnionych do przetwarzania danych osobowych.
10. Osoby, które mają wgląd w obraz zarejestrowany przez monitoring wizyjny, zobowiązane są do przestrzegania przepisów prawa w zakresie ochrony danych osobowych.
11. Loginem i hasłem zabezpieczone są rejestratory, telefony oraz serwery, na których rejestrowany jest zapis z monitoringu wizyjnego. Dostęp do rejestratorów nagrań posiada osoba lub osoby upoważnione przez Administratora Danych Osobowych. Hasło dostępu do rejestratora jest zmieniane w przypadku takiej konieczności. O zmianie hasła decyduje Administrator Systemu Informatycznego. Hasła należy utrzymać w tajemnicy również po upływie ich ważności.
12. Elementy monitoringu wizyjnego w miarę konieczności i możliwości finansowych są udoskonalane, wymieniane, rozbudowywane.
13. Miejsca objęte monitoringiem wizyjnym są oznakowane stosownymi tabliczkami informacyjnymi. Wzory tabliczek informacyjnych stanowi załącznik do niniejszego regulaminu.
14. Obowiązek informacyjny względem osób, których dane osobowe mogą zostać utrwalone na monitoringu jest realizowany poprzez tabliczki informacyjne i udostępnienie regulaminu monitoringu za pośrednictwem strony internetowej oraz w siedzibie GOK.
15. Okres przechowywania danych wynosi nie dłużej niż 30 dni w Suszcu, 90 dni w Mizerowie, a następnie dane ulegają usunięciu poprzez nadpisanie danych na urządzeniu rejestrującym obraz. W praktyce okres ten może być krótszy ze względu na technikę wykonywanych zapisów.
16. Zapis z systemu monitoringu może być udostępniony uprawnionym organom w zakresie prowadzonych przez nie czynności prawnych, np. Policji, Sądom, Prokuraturze itp. na ich wniosek, ponieważ udostępnianie nagrań osobom fizycznym może naruszać prawa i wolności osób trzecich.
- Osoba zainteresowana zabezpieczeniem danych z monitoringu na potrzeby przyszłego postępowania może zwrócić się pisemnie do GOK z prośbą o ich zabezpieczenie przed usunięciem po upływie standardowego okresu ich przechowywania. Wniosek należy złożyć w GOK (ul. Ogrodowa 22, 43-267 Suszec) w terminie do 7 dni licząc od dnia, w którym zdarzenie mogło zostać zarejestrowane przez monitoring wizyjny. Wnioski złożone po tym terminie mogą nie gwarantować zabezpieczenia obrazu ze względu na jego możliwe usunięcie z rejestratora.
- Prawidłowo złożony wniosek musi zawierać:
1) dokładną datę i miejsce,
2) przybliżony czas zdarzenia,
3) sygnaturę, oznaczenie zgłoszonego uprawnionym organom zdarzenia.
- Na wniosek osoby zainteresowanej, osoba upoważniona do dostępu do zapisu monitoringu w GOK sporządza kopię nagrania z monitoringu wizyjnego za okres, którego dotyczy wniosek osoby zainteresowanej oraz oznacza ją w sposób trwały następującymi danymi:
1) numer porządkowy kopii;
2) okres, którego dotyczy nagranie;
3) źródło danych;
4) data wykonania kopii;
5) dane osoby, która sporządziła kopię.
- W przypadku przekazywania nośników zawierających dane osobowe, poza obszarem przetwarzania danych osobowych, zabezpiecza się je w sposób zapewniający poufność, integralność i rozliczalność danych. Dane przekazywane są na nośnikach zewnętrznych w postaci pendrive itp. Wszelkie nagrania, powinny być przekazywane na nośnikach nowych, oryginalnie zapakowanych. Przekazywanie danych odbywa się tylko i wyłącznie poprzez osoby uprawnione. Przekazanie danych odnotowane jest w ewidencji, w sposób chronologiczny.
- Kopia przechowywana jest w sejfie i podlega zaewidencjonowaniu w rejestrze kopii z monitoringu wizyjnego sporządzonym na wniosek osoby zainteresowanej. Rejestr zawiera następujące informacje:
1) numer porządkowy kopii;
2) okres, którego dotyczy nagranie;
3) źródło danych;
4) ) data wykonania kopii;
5) dane osoby, która sporządziła kopię;
6) podpis osoby, która sporządziła kopię;
7) informacje o udostępnieniu lub zniszczeniu kopii.
- Kopia stworzona na pisemny wniosek osoby zainteresowanej zostaje zabezpieczona na okres nie dłuższy niż 6 miesięcy i udostępniana jest jedynie uprawnionym instytucjom, organom. W przypadku bezczynności uprawnionych instytucji, organów przez okres 6 miesięcy kopia podlega fizycznemu zniszczeniu.
- Osoby, które mają wgląd w obraz zarejestrowany przez monitoring wizyjny zobowiązane są do przestrzegania przepisów prawa w zakresie ochrony danych osobowych, a ich uprawnienie dostępu do tych danych wymaga nadania wyraźnego upoważnienia przez GOK.
- W przypadku stwierdzenia bądź podejrzenia, iż miało miejsce naruszenie ochrony danych osobowych, użytkownik systemu zobowiązany jest powiadomić o tym fakcie ASI i IODO.
- W sprawach nieuregulowanych niniejszym regulaminem decyzje podejmuje Administrator Danych Osobowych.
