Regulamin Monitoringu

Regulamin monitoringu w Gminnym Ośrodku Kultury w Suszcu

 

1.  Regulamin określa zasady funkcjonowania systemu monitoringu wizyjnego w Gminnym Ośrodku Kultury w Suszcu, zwanym dalej GOK, miejsca instalacji kamer w i wokół budynków, reguły rejestracji i zapisu informacji oraz sposób ich zabezpieczenia, a także możliwości udostępniania zgromadzonych danych o zdarzeniach.
2.  Administratorem monitoringu wizyjnego jest Gminny Ośrodek Kultury w Suszcu.
3.  Celem stosowania, prowadzenia monitoringu wizyjnego jest:

  1.  zapewnienie bezpieczeństwa mienia oraz osób znajdujących się w budynkach GOK i obszarze przyległym;
  2.  ograniczenia zachowań niepożądanych, zagrażających życiu i zdrowiu;
    wyjaśnianie sytuacji konfliktowych;
  3. ustalenie sprawców czynów nagannych, na terenie należącym do GOK oraz jego bezpośrednio sąsiedztwie (zniszczenie mienia, kradzieże itp.);
  4. sprawowanie nadzoru nad infrastrukturą administrowaną przez GOK

4. System monitoringu wizyjnego w GOK składa się z:

  1. kamer zewnętrznych rejestrujących zdarzenia;
  2.  urządzeń rejestrujących i zapisujących obraz na nośniku fizycznym.

5. Rejestrator i kamery znajdują się w następujących miejscach:

        5.1    Remizo-Świetlica w Mizerowie:

                1)   rejestrator wraz z dyskami rejestrującymi w pomieszczeniu  R-Ś w Mizerowie na parterze;

                2)    kamery zewnętrzne obejmujące swoim obiektywem następujące miejsca R-Ś w Mizerowie:

                        a) wjazd na teren obiektu;
                        b) plac zabaw wraz z altaną, garażem i miejscami parkingowymi dla osób z niepełnosprawnościami;
                        c) teren za budynkiem RŚ wraz z wejściem do windy dla osób z niepełnosprawnościami, schodami do pomieszczeń wynajmowanych przez firmy zewnętrzne, wejściem do kotłowni i składu opału;
                      d)   wejście główne do budynku.

               3)  kamera wewnętrzna obejmujące swoim obiektywem korytarz na parterze wraz z wejściami do toalet, biblioteki i salki zajęciowej.

       5.2      Gminny Ośrodek Kultury w Suszcu:

                   1) rejestrator wraz z dyskami rejestrującymi w biurze działu merytorycznego;

                  2) kamery zewnętrzne obejmujące swoim obiektywem następujące miejsca;

                     a) wjazd na teren obiektu i wejścia główne do obiektu wraz z miejscami parkingowymi;
                     b) kino plenerowe, wejście do kotłowni, pomieszczenia gospodarczego, salki zajęciowej, pomieszczenia z wodomierzem/hydrantem;
                     c) wiatę śmietnikową, wiatę gospodarczą, rampę, wejścia do pomieszczeń kuchennych, tylne wejście do obiektu;
                    d) wyjazd z terenu obiektu wraz z parkingiem,
                    e) parking wzdłuż sali widowiskowej.

                3)   kamery wewnętrzne obejmujące swoim obiektywem korytarz na parterze i   pierwszym piętrze wraz z wejściami do toalet, biur, salek zajęciowych, oraz biblioteki.

6. Rejestrator, na którym rejestrowany jest zapis z monitoringu wizyjnego zabezpieczony jest hasłem i loginem. Dostęp do obrazu rejestratora nagrań i zapisu posiadają upoważnieni pracownicy i dyrektor GOK. Administrator Systemów Informatycznych, zwany dalej ASI ma dostęp do rejestrowanych nagrań i zapisu.
7. Monitoring funkcjonuje całodobowo, a rejestracji i zapisaniu na nośniku fizycznym podlega tylko obraz (wizja) z kamer systemu monitoringu. Uprawnienia do przetwarzania danych osobowych w ramach monitoringu wizyjnego nadawane są na wniosek Kierownika Działu zgodnie z zakresem czynności służbowych przez Administratora Danych Osobowych.
8. Zmiany dotyczące użytkowania systemu monitoringu wizyjnego, takie jak rozwiązanie umowy o pracę lub zmiana zakresu czynności służbowych, są przesłanką do unieważnienia, o którym mowa w pkt 7 i odnotowania tego faktu w ewidencji osób upoważnionych do przetwarzania danych osobowych.
9. Osoby, które mają wgląd w obraz zarejestrowany przez monitoring wizyjny, zobowiązane są do przestrzegania przepisów prawa w zakresie ochrony danych osobowych.
10. Loginem i hasłem zabezpieczone są rejestratory, telefony oraz serwery, na których rejestrowany jest zapis z monitoringu wizyjnego. Dostęp do rejestratorów nagrań posiada osoba lub osoby upoważnione przez Administratora Danych Osobowych. Hasło dostępu do rejestratora jest zmieniane w przypadku takiej konieczności. O zmianie hasła decyduje Administrator Systemu Informatycznego. Hasła należy utrzymać w tajemnicy również po upływie ich ważności.
11. Elementy monitoringu wizyjnego w miarę konieczności i możliwości finansowych są udoskonalane, wymieniane, rozbudowywane.
12. Miejsca objęte monitoringiem wizyjnym są oznakowane stosownymi tabliczkami informacyjnymi. Wzory tabliczek informacyjnych stanowi załącznik nr 1 do niniejszego regulaminu.
13. Obowiązek informacyjny względem osób, których dane osobowe mogą zostać utrwalone na monitoringu jest realizowany poprzez tabliczki informacyjne i udostępnienie regulaminu monitoringu za pośrednictwem strony internetowej oraz w siedzibie GOK.
14. Okres przechowywania danych wynosi nie dłużej niż 30 dni w Suszcu, 90 dni w Mizerowie, a następnie dane ulegają usunięciu poprzez nadpisanie danych na urządzeniu rejestrującym obraz. W praktyce okres ten może być krótszy ze względu na technikę wykonywanych zapisów.
15. Zapis z systemu monitoringu może być udostępniony uprawnionym organom w zakresie prowadzonych przez nie czynności prawnych, np. Policji, Sądom, Prokuraturze itp. na ich wniosek, ponieważ udostępnianie nagrań osobom fizycznym może naruszać prawa i wolności osób trzecich.
16. Osoba zainteresowana zabezpieczeniem danych z monitoringu na potrzeby przyszłego postępowania może zwrócić się pisemnie do GOK z prośbą o ich zabezpieczenie przed usunięciem po upływie standardowego okresu ich przechowywania. Wniosek należy złożyć w GOK (ul. Ogrodowa 22, 43-267 Suszec) w terminie do 7 dni licząc od dnia, w którym zdarzenie mogło zostać zarejestrowane przez monitoring wizyjny. Wnioski złożone po tym terminie mogą nie gwarantować zabezpieczenia obrazu ze względu na jego możliwe usunięcie z rejestratora.
17. Prawidłowo złożony wniosek musi zawierać:

            1)     dokładną datę i miejsce;

            2)      przybliżony czas zdarzenia;

            3)    sygnaturę, oznaczenie zgłoszonego uprawnionym organom zdarzenia.

18. Na wniosek osoby zainteresowanej, osoba upoważniona do dostępu do zapisu monitoringu w GOK sporządza kopię nagrania z monitoringu wizyjnego za okres, którego dotyczy wniosek osoby zainteresowanej oraz oznacza ją w sposób trwały następującymi danymi:

            1)    numer porządkowy kopii;

            2)    okres, którego dotyczy nagranie;

            3)     źródło danych;

            4)     data wykonania kopii;

            5)     dane osoby, która sporządziła kopię.

19. W przypadku przekazywania nośników zawierających dane osobowe, poza obszarem przetwarzania danych osobowych, zabezpiecza się je w sposób zapewniający poufność, integralność i rozliczalność danych. Dane przekazywane są na nośnikach zewnętrznych w postaci pendrive itp. Wszelkie nagrania, powinny być przekazywane na nośnikach nowych, oryginalnie zapakowanych. Przekazywanie danych odbywa się tylko i wyłącznie poprzez osoby uprawnione. Przekazanie danych odnotowane jest w ewidencji, w sposób chronologiczny.
20. Kopia przechowywana jest w sejfie i podlega zaewidencjonowaniu w rejestrze kopii z monitoringu wizyjnego sporządzonym na wniosek osoby zainteresowanej. Rejestr zawiera następujące informacje:

1) numer porządkowy kopii;

2)  okres, którego dotyczy nagranie;

3)  źródło danych;

4) data wykonania kopii;

5) dane osoby, która sporządziła kopię;

6) podpis osoby, która sporządziła kopię;

7) informacje o udostępnieniu lub zniszczeniu kopii.

21. Kopia stworzona na pisemny wniosek osoby zainteresowanej zostaje zabezpieczona na okres nie dłuższy niż 3 miesiące i udostępniana jest jedynie uprawnionym instytucjom, organom.
22. W przypadku bezczynności uprawnionych instytucji, organów przez 23. Osoby, które mają wgląd w obraz zarejestrowany przez monitoring wizyjny zobowiązane są do przestrzegania przepisów prawa w zakresie ochrony danych osobowych, a ich uprawnienie dostępu do tych danych wymaga nadania wyraźnego upoważnienia przez GOK.
24. W przypadku stwierdzenia bądź podejrzenia, iż miało miejsce naruszenie ochrony danych osobowych, użytkownik systemu zobowiązany jest powiadomić o tym fakcie ASI i IODO.
25. W sprawach nieuregulowanych niniejszym regulaminem decyzje podejmuje Administrator Danych Osobowych.