POLITYKA PRYWATNOŚCI GMINNEGO OŚRODKA KULTURY W SUSZCU
Na podstawie Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych).
W celu realizacji zasady zgodnego z prawem, rzetelnego i przejrzystego przetwarzania Państwa danych osobowych, przyjmujemy dokument zwany Polityką Prywatności.
Polityka Prywatności określa w jaki sposób dbamy o Państwa dane osobowe i prawa w ramach przetwarzania przez nas tych danych.
- DEFINICJE
GOK – Gminny Ośrodek Kultury w Suszcu, adres: ul. Ogrodowa 22, 43-257 Suszec
RODO – Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych);
Dane osobowe – zgodnie z art. 4 pkt 1 RODO – wszelkie informacje o zidentyfikowanej, bądź możliwej do zidentyfikowania osobie fizycznej;
Administrator – zgodnie z art. 4 pkt 7 RODO – osoba fizyczna lub prawna, organ publiczny, jednostkę lub inny podmiot, który samodzielnie lub wspólnie z innymi ustala cele i sposoby przetwarzania danych osobowych.
Przetwarzanie – zgodnie z art. 4 pkt 2 RODO – operacja lub zestaw operacji wykonywanych na danych osobowych lub zestawach danych osobowych w sposób zautomatyzowany lub niezautomatyzowany, jak zbieranie, utrwalanie, organizowanie, porządkowanie, przechowywanie, adaptowanie lub modyfikowanie, pobieranie, przeglądanie, wykorzystywanie, ujawnianie poprzez przesłanie, rozpowszechnianie lub innego rodzaju udostępnianie, dopasowywanie lub łączenie, ograniczanie, usuwanie lub niszczenie;
Podmiot przetwarzający – zgodnie z art. 4 pkt 8 RODO – osoba fizyczna lub prawna, organ publiczny, jednostkę lub inny podmiot, który przetwarza dane osobowe w imieniu administratora. Administrator najczęściej powierza przetwarzanie danych osobowych podmiotom, z których usług korzysta w ramach wykonywania swojej działalności np. firma informatyczna, kancelaria prawna.
Odbiorca – podmiot, któremu będą przekazywane Państwa dane w rozumieniu art. 4 pkt 9 RODO
Uczestnik – osoba dorosła lub dziecko/małoletni, biorące udział (lub zgłaszające wolę udziału) w wydarzeniach organizowanych przez Administratora, na których obowiązuje lista uczestników.
Dziecko/podopieczny – uczestnik wydarzeń, który nie ukończył 18 roku życia i za którego oświadczenia woli i wiedzy składa rodzić/opiekun prawny.
Rodzic/opiekun prawny – osoba uprawniona do składania oświadczeń woli za dziecko/podopiecznego zgodnie z kodeksem cywilnym.
Organizator – podmiot tworzący i organizujący dany projekt na szczeblu krajowym lub unijnym, którego wykonawcą jest Gminny Ośrodek Kultury w Suszcu.
- KTO JEST ADMINISTRATOREM PAŃSTWA DANYCH?
Administratorem Państwa danych osobowych jest:
Gminny Ośrodek Kultury w Suszcu
- Ogrodowa 22, 43-257 Suszec
tel: 32 212 44 91, 664 006 906
e-mail: dk@kulturasuszec.pl
NIP: 651 001 02 65
REGON: 271251574
Adres profilu zaufanego: /goksuszec/SkrytkaESP
Informujemy także, że GOK wyznaczył Inspektora Ochrony Danych osobowych, z którym kontakt jest możliwy poprzez Administratora oraz na adres email: iodo@kulturasuszec.pl
- JAKIE DANE PRZETWARZAMY, W JAKICH CELACH, JAK DŁUGO I NA JAKIEJ PODSTAWIE?
Na wstępie zaznaczamy, że żadne prowadzone przez nas przetwarzanie nie odbywa się w celu zautomatyzowanego podejmowania decyzji. Poniżej przedstawiamy kategorie działalności GOK, w ramach których przetwarzane są Państwa dane osobowe.
- Konkursy, Warsztaty, Zajęcia oraz Wydarzenia organizowane przez GOK, w ramach których występuje lista uczestników.
Zakres danych: danymi zbieranymi będą dane osobowe oraz teleadresowe, przekazane GOK przez uczestników wydarzeń, warsztatów, zajęć, konkursów oraz wycieczek organizowanych przez Administratora. Jeżeli uczestnikiem jest dziecko/małoletni, to przekazanie Administratorowi jego danych osobowych odbywa się za zgodą rodzica/opiekuna prawnego uczestnika.
UWAGA – Jednocześnie w ramach tych wydarzeń mogą być wykonywane zdjęcia/nagrania, sporządzane w celach wykazania działalności Administratora przed organami nadrzędnymi lub w ramach umowy, a także w celach promocyjnych. Rozpowszechnianie wizerunku uczestnika w celach promocyjnych odbywać się będzie na podstawie Państwa zezwolenia wyrażonego w oparciu o art. 81 ustawy z dnia 4 lutego 1994 r. o prawie autorskim i prawach pokrewnych lub na podstawie Państwa zgody na przetwarzanie danych osobowych. W obu przypadkach zezwolenie jak i zgoda mogą być wycofane – nie będzie to miało wpływu na zgodne z prawem przetwarzanie przed tym cofnięciem, jednakże w uzasadnionych sytuacjach, w przypadku zezwolenia, możemy prosić Państwa o niewycofywanie tego zezwolenia przez pewien okres czasu – najczęściej będzie to miało w działaniach promocyjnych pewnych wydarzeń.
Danymi zbieranymi od Państwa są zatem np. dane identyfikacyjne, nazwisko, imiona, numer PESEL (w ramach wyjazdów), adres zamieszkania, numer telefonu uczestnika i/lub rodzica/opiekuna prawnego, rok urodzenia oraz wizerunek.
Cel przetwarzania: Dane będą przetwarzane w celu zidentyfikowania uczestnika wydarzenia, oraz utrzymania kontaktu z uczestnikiem w celach przekazania informacji o zmianach w wydarzeniu, dalszych etapach konkursu itp., a także w celach wykazania działalności przed organem nadrzędnym lub ramach umowy oraz promocyjnych (wizerunek).
Wszelkie wydarzenia kulturalne są organizowane przez Administratora w oparciu o jego statut, sporządzony na podstawie ustawy o organizowaniu i prowadzeniu działalności kulturalnej.
Czas przetwarzania: Dane będą przetwarzane przez cały okres wydarzenia oraz w okresie 2, 5 lub 25 lat od momentu jego zakończenia, w zależności od typu wydarzenia – konkretny okres przetwarzania przez nas danych osobowych zostanie podany w momencie zbierania przez nas danych pod wydarzenie. W przypadku zezwolenia na rozpowszechnianie lub zgody na przetwarzanie wizerunku, będzie on przetwarzany do czasu cofnięcia zezwolenia/zgody (chyba, że treść zezwolenia mówi inaczej).
Podstawa prawna przetwarzania:
art. 6 ust. 1 lit. a RODO – osoba, której dane dotyczą wyraziła zgodę na przetwarzanie swoich danych osobowych w jednym lub większej liczbie określonych celów – w sytuacji wyrażenie przez Państwa zgody na przetwarzanie Państwa wizerunku.
art. 6 ust. 1 lit. b RODO – przetwarzanie jest niezbędne do wykonania umowy, której stroną jest osoba, której dane dotyczą, lub do podjęcia działań na żądanie osoby, której dane dotyczą, przed zawarciem umowy – w ramach zawieranych umów pomiędzy Państwem, a Administratorem;
art. 6 ust. 1 lit. f RODO – przetwarzanie jest niezbędne do celów wynikających z prawnie uzasadnionych interesów realizowanych przez administratora lub przez stronę trzecią – w ramach realizacji działalności statutowej GOK lub w ramach przetwarzania Państwa wizerunku na podstawie zezwolenia lub w celach wykazania działalności Administratora w ramach umowy.
- Organizacja półkolonii, wyjazdów dla dzieci i dorosłych
Gminny Ośrodek Kultury w Suszcu zajmuje się także organizacją półkolonii oraz wyjazdów. W związku z tym przetwarza dane osobowe uczestników tych wyjazdów/półkolonii, a także ich rodziców/opiekunów prawnych.
Zakres danych osobowych: dane teleadresowe uczestników wydarzeń (imię, nazwisko, adres zamieszkania, telefon, adres email), data urodzenia, numer PESEL, dane rodziców/opiekunów prawnych (imię, nazwisko, adres zamieszkania, adres do kontaktu) oraz dane o zdrowiu uczestników, przebytych i występujących chorobach, alergiach, stosowanych dietach, przyjmowanych lekach.
UWAGA – podobnie jak w przypadku innych wydarzeń organizowanych przez GOK, w ramach wyjazdów i półkolonii mogą być wykonywane zdjęcia/nagrania, sporządzane w celach wykazania działalności Administratora przed organami nadrzędnymi lub w ramach umowy, a także w celach promocyjnych. Rozpowszechnianie wizerunku uczestnika w celach promocyjnych odbywać się będzie na podstawie Państwa zezwolenia wyrażonego w oparciu o art. 81 ustawy z dnia 4 lutego 1994 r. o prawie autorskim i prawach pokrewnych lub na podstawie Państwa zgody na przetwarzanie danych osobowych. W obu przypadkach zezwolenie jak i zgoda mogą być wycofane – nie będzie to miało wpływu na zgodne z prawem przetwarzanie przed tym cofnięciem, jednakże w uzasadnionych sytuacjach, w przypadku zezwolenia, możemy prosić Państwa o niewycofywanie tego zezwolenia przez pewien okres czasu – najczęściej będzie to miało w działaniach promocyjnych pewnych wydarzeń.
Cel przetwarzania: Dane są zbierane w celach rejestracji uczestnika wyjazdu/półkolonii zgodnie z ustalonymi kryteriami, identyfikacji i zgłoszenia uczestnika do ZUS (numer PESEL), ustalenia stanu zdrowia uczestnika w celu zapewnienia mu odpowiedniej opieki – dane te są wymagane art. 92d i 92e ustawy z dnia 7 września 2011 r. o systemie oświaty w zw. z art. 1 i 7 Rozporządzenie Ministra Edukacji Narodowej z dnia 30 marca 2016 r. w sprawie wypoczynku dzieci i młodzieży.
Czas przetwarzania: dane osobowe będą przetwarzane przez GOK przez okres 10 lat od ich zebrania. W przypadku zezwolenia na rozpowszechnianie lub zgody na przetwarzanie wizerunku, będzie on przetwarzany do czasu cofnięcia zezwolenia/zgody (chyba, że treść zezwolenia mówi inaczej).
Podstawa prawna przetwarzania:
art. 6 ust. 1 lit. a RODO – osoba, której dane dotyczą wyraziła zgodę na przetwarzanie swoich danych osobowych w jednym lub większej liczbie określonych celów – w sytuacji wyrażenia przez Państwa zgody na przetwarzanie Państwa wizerunku;
art. 6 ust. 1 lit. c RODO – przetwarzanie jest niezbędne do wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na administratorze – na podstawie art. 92d i 92e ustawy z dnia 7 września 2011 r. o systemie oświaty w zw. z art. 1 i 7 Rozporządzenie Ministra Edukacji Narodowej z dnia 30 marca 2016 r. w sprawie wypoczynku dzieci i młodzieży, określających wzór karty zgłoszeniowej wraz z wymaganymi danymi osobowymi.
art. 9 ust. 2 lit. a RODO – osoba, której dane dotyczą, wyraziła wyraźną zgodę na przetwarzanie tych danych osobowych w jednym lub kilku konkretnych celach – w celu przekazania Administratorowi informacji o zdrowiu dziecka/podopiecznego, wymaganych do jego uczestnictwa w półkoloniach, zgodnie ze wzorem karty zgłoszeniowej.
- Wynajem sal, obiektów, zaplecza technicznego oraz nieodpłatne udostępnienia
W ramach naszej działalności oferujemy także wynajem naszych sal, naszego zaplecza technicznego, obiektów znajdujących się pod naszym zarządem dla organizacji Państwa wydarzeń.
W szczególnie uzasadnionych przypadkach udostępnienie sal, obiektów i zaplecza technicznego odbywa się także nieodpłatnie na podstawie umowy użyczenia.
Zakres danych osobowych: dane identyfikujące najemcę/biorącego w użyczenie, będącego osobą fizyczną (imię, nazwisko, adres zamieszkania, PESEL), dane identyfikujące osobę uprawnioną do reprezentacji osoby prawnej będącej najemcą/biorącym w użyczenie (imię, nazwisko, pełniona funkcja u reprezentowanej osoby prawnej) oraz inne dane osobowe wymagane do zawarcia konkretnej umowy najmu/użyczenia.
Cel przetwarzania: przetwarzanie przez nas danych odbywać się będzie w celu zawarcia i wykonania umowy najmu/użyczenia, łączącej Administratora z najemcą/biorącym w użyczenie.
Czas przetwarzania: w ramach umów najmu/użyczenia przetwarzamy Państwa dane przez okres 5 lat od daty zakończenia stosunku najmu/użyczenia.
Podstawa prawna przetwarzania:
Art. 6 ust. 1 lit. b RODO – przetwarzanie jest niezbędne do wykonania umowy, której stroną jest osoba, której dane dotyczą, lub do podjęcia działań na żądanie osoby, której dane dotyczą, przed zawarciem umowy – najem i użyczenie odbywa się na podstawie stosownej umowy, w związku z czym będziemy przetwarzać dane osobowe niezbędne do zawarcia i wykonania tejże umowy.
- Projekty, projekty unijne
W ramach swojej działalności Gminny Ośrodek Kultury w Suszcu jest także wykonawcą lub współorganizatorem różnych projektów tematycznych, czy to krajowych, czy unijnych. W związku z tym, GOK będzie przetwarzał dane podmiotów przystępujących do takich projektów. Zakres danych osobowych różni się w zależności od projektu i rodzaju danych osobowych wymaganych przez organizatora projektu.
Zakres danych osobowych: co do zasady będą to dane kontaktowe takie jak imię, nazwisko, numer telefonu, adres zamieszkania/zameldowania. Dane te mogą się różnić w zależności od konkretnego projektu.
UWAGA – podobnie jak w przypadku innych wydarzeń organizowanych przez GOK, w projektów mogą być wykonywane zdjęcia/nagrania, sporządzane w celach wykazania działalności Administratora przed organami nadrzędnymi lub w ramach umowy, a także w celach promocyjnych. Rozpowszechnianie wizerunku uczestnika w celach promocyjnych odbywać się będzie na podstawie Państwa zezwolenia wyrażonego w oparciu o art. 81 ustawy z dnia 4 lutego 1994 r. o prawie autorskim i prawach pokrewnych lub na podstawie Państwa zgody na przetwarzanie danych osobowych. W obu przypadkach zezwolenie jak i zgoda mogą być wycofane – nie będzie to miało wpływu na zgodne z prawem przetwarzanie przed tym cofnięciem, jednakże w uzasadnionych sytuacjach, w przypadku zezwolenia, możemy prosić Państwa o niewycofywanie tego zezwolenia przez pewien okres czasu – najczęściej będzie to miało w działaniach promocyjnych pewnych wydarzeń. W określonych sytuacjach wykonanie zdjęć będzie wymagane przez organizatora projektu, najczęściej w celu wykazania wykonania tego projektu – w takich sytuacjach przetwarzanie odbywać się w będzie na podstawie umowy łączącej GOK z organizatorem.
Cel przetwarzania: Państwa dane osobowe będą przetwarzane w celu przeprowadzenia projektu, w którym Państwo uczestniczą, a także w celu wykazania wykonania tego projektu przed organizatorem i organami nadzorczymi.
Czas przetwarzania: W ramach projektów, Państwa dane osobowe będą przetwarzane przez okres 25 lat od momentu zakończenia projektu.
Podstawa prawna przetwarzania:
art. 6 ust. 1 lit. a RODO – osoba, której dane dotyczą wyraziła zgodę na przetwarzanie swoich danych osobowych w jednym lub większej liczbie określonych celów – w sytuacji wyrażenia przez Państwa zgody na przetwarzanie Państwa wizerunku;
art. 6 ust. 1 lit. f RODO – przetwarzanie jest niezbędne do celów wynikających z prawnie uzasadnionych interesów realizowanych przez administratora lub przez stronę trzecią – w ramach realizacji działalności statutowej GOK, realizacji umowy o wykonanie projektu łączącej organizatora z wykonawcą (GOK) w ramach przetwarzania Państwa wizerunku na podstawie zezwolenia lub w celach wykazania działalności Administratora w ramach umowy.
- Informacja handlowa – newsletter/smsletter
Gminny Ośrodek Kultury w Suszcu może, na Państwa wniosek, wysyłać Państwu informację handlową o organizowanych przyszłych wydarzeniach, konkursach, zajęciach, wyjazdach, półkoloniach, a także informacji promujących działalność GOK, za pośrednictwem wiadomości sms (tzw. smsletter) lub wiadomości mailowej (tzw. newsletter).
Zakres danych osobowych: w ramach przesyłania państwu informacji handlowej, przetwarzamy Państwa numer telefonu (smsletter) lub/oraz adres email (newsletter).
Cel przetwarzania: powyższe dane są przetwarzane w celu przesyłania Państwu informacji handlowej.
Czas przetwarzania: dane będą przetwarzane do momentu cofnięcia przez Państwa zgody na przetwarzanie danych osobowych, co równa się rezygnacji z smslettera i/lub newslettera.
Podstawa prawna przetwarzania:
art. 6 ust. 1 lit. a RODO – osoba, której dane dotyczą wyraziła zgodę na przetwarzanie swoich danych osobowych w jednym lub większej liczbie określonych celów – w ramach wyrażenia przez Państwa zgody na przesyłanie Państwu informacji handlowej w postaci smslettera/newslettera;
- KTO JEST ODBIORCĄ PAŃSTWA DANYCH OSOBOWYCH?
Odbiorcami Państwa danych osobowych, przetwarzanych przez Gminny Ośrodek Kultury w Suszcu, są lub mogą być:
Organy nadzorcze;
Urząd Gminy Suszec;
Podmioty przetwarzające: Firma świadcząca usługi informatyczne na rzecz GOK, Kancelaria Prawna świadcząca obsługę prawną na rzecz GOK.
- W JAKI SPOSÓB MOGĄ PAŃSTWO UZYSKAĆ INFORMACJE O PRZETWARZANYCH DANYCH OSOBOWYCH?
W celu uzyskania informacji o przetwarzanych danych prosimy Państwa o kontakt:
Pod adresem email: dk@kulturasuszec.pl
Na numer telefonu: 32 212 44 91, 664 006 906.
- JAKIE SĄ PANSTWA PRAWA W ZWIĄZKU Z PRZETWARZANIEM PAŃSTWA DANYCH?
W związku z przetwarzaniem przez Nas Państwa danych osobowych, posiadają Państwo prawo do:
- dostępu do treści swoich danych – art. 15 RODO,
- sprostowania swoich danych – art. 16 RODO,
- usunięcia swoich danych (prawo do „bycia zapomnianym) – art. 17 RODO,
- ograniczenia przetwarzania danych – art. 18 RODO,
- przenoszenia danych – art. 20 RODO,
- wniesienia sprzeciwu – art. 21 RODO,
- cofnięcia zgody w dowolnym momencie, bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej cofnięciem – art. 7 ust. 3 RODO.
Informujemy także, że mają Państwo prawo do wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych jeżeli uznają Państwo, iż Państwa prawo do ochrony danych osobowych lub inne prawa przyznane na mocy RODO zostały naruszone przez Gminny Ośrodek Kultury w Suszcu.
